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OCR Facture : Qu'est-ce que la reconnaissance automatique des factures ?
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OCR Facture : Qu'est-ce que la reconnaissance automatique des factures ?

La majorité des entreprises, des sociétés ou des organisations peuvent utiliser un OCR pour reconnaître leurs factures. Toutefois, ces logiciels digitaux partagent les mêmes inquiétudes que d'autres outils. Ces programmes sont-ils bien adaptés aux professionnels ? Est-ce que l'autoréflexion des factures est une bonne chose ? Nous allons explorer ces sujets avec impartialité.

Emilie
December 30, 2022

Définition d’un OCR facture

Il permet à des entreprises de convertir des documents numériques contenant des données textuelles en utilisant un logiciel OCR (Optical Character Recognition). Une fois converti numériquement, un document peut être analysé et traité à l'aide d'un appareil informatique ou manuscrit. La numérisation d'un document depuis un appareil adéquat est suffisante pour utiliser une reconnaissance automatique des factures.

L’avantage d’utiliser un OCR à la reconnaissance d’une facture est non-négligeable : automatisation des procédés associés à la compatibilité d’une entreprise, d’une société ou d’une organisation. Cette méthode pourrait sembler déconcertante et poser des questions pertinentes pour un expert. Comment fonctionne la reconnaissance des factures?

Comment la reconnaissance automatique des factures fonctionne-t-elle?

Si la reconnaissance automatique des factures n’est pas un procédé exclusif utilisé pour la technologie OCR, il est redoutable dans ce contexte. Les textes sont comparés instantanément à partir d’une base de données composée de nombreuses polices de caractères. De plus, la numérisation devient un avantage considérable pour les documents manuscrits lorsque ce processus est utilisé.

Dans un premier temps, la reconnaissance automatique des caractères nécessite que chaque élément soit isolé (ou distingué). Les images, les graphiques, les lettres et les chiffres sont donc analysés par l'OCR afin de déterminer ce qui doit être reconnu.

Grâce à cette méthode, un processus OCR convertit le texte en lignes, en mots et enfin en caractères. Les lettres et les chiffres sont incurvés et évalués à la suite d'analyses antérieures traitées par le logiciel. Avant de procéder à la numérisation du document en question, plusieurs idées sont envisagées.

Pourquoi utiliser OCR facture ?

Si vous ne connaissez pas beaucoup d’employés qui utilisent des OCR logiciel pour convertir les factures en fichiers numériques, vous serez peut-être surpris d’apprendre pourquoi et qui peut bénéficier des logiciels. En théorie, presque toutes les entreprises, sociétés et organisations peuvent numériser et transformer les factures en fichiers numériques. Cependant, il faudra vérifier leur comptabilité. Comme cela, certains profils ne seront pas intéressés par cette technologie :

Comptabilité comprise, l'automatisation peut bouleverser les procédures de différentes organisations. Il est essentiel pour une entreprise de suivre les innovations technologiques et d'en comprendre les avantages et les désavantages.

Quels sont les domaines où les OCR solutions sont largement utilisés?

  • Le domaine de la santé

Il est possible pour les cliniques et autres établissements médicaux (libéraux ou publics) de bénéficier pleinement de la reconnaissance automatique des factures, ainsi que d'historiques spécifiques. La centralisation des données permet d'effectuer une surveillance des patients après des examens pour assurer un accès permanent.

  • L'activité législative

Il n'étonnera pas non plus qu'un législateur ait besoin d'un certain nombre d'administrations imposantes. Les actes juridiques, les testaments et les avis spécifiques, entre autres, nécessitent un logiciel de reconnaissance de caractère OCR pour décider si une facture ou tout autre document numérique est reconnu, stocké et centralisé via un serveur dédié.

  • Le secteur bancaire

Il est difficile d'imaginer les usages des OCRs, sans penser aux métiers liés à la gestion bancaire, à l'assurance ou aux valeurs mobilières. L'OCR logiciel et sa reconnaissance automatique des factures permettent, en effet, de gérer les chèques de manière optimale.

  • l'industrie

L’utilisation d’un outil OCR peut améliorer la chaîne d’approvisionnement liée au secteur industriel. Par conséquent, plusieurs situations renforcent cette information, dont:

Les entreprises, sociétés ou organisations obtiennent des résultats meilleurs en optimisant le suivi des produits, tout en améliorant la satisfaction cliente.

Le secteur de la comptabilité bénéficie d'une reconnaissance automatique des factures idéale.

La comptabilité est, sans aucun doute, l'un des domaines dans lesquels les OCR facture sont largement utilisés. La technologie d'identification automatique des caractères optiques permet de convertir des factures ou d'autres documents comportant des valeurs numériques. Ces professionnels bénéficient alors d'importants avantages.

Le logiciel OCR facture offre des avantages.

Les logiciels dédiés à la reconnaissance d’une facture manuscrite ou « numérique » offrent de nombreux avantages. Ces solutions peuvent notamment :

  • Évaluer rapidement un document manuscrit,
  • Effectuer une analyse détaillée des statistiques,
  • Stocker vos données sous forme numérique,
  • Découvrir et mettre en œuvre des méthodes pour améliorer les processus internes,
  • Faciliter les recherches rapides pour accéder aux documents,
  • Comparer plusieurs documents en un instant,
  • Réduire le temps,
  • Éviter les erreurs dues à la saisie manuelle des données,
  • Économiser certains coûts (physiques et financiers),
  • Confirmer les données contradictoires, les doubles saisies ou les incohérences,
  • Authentifier vos paiements,
  • Réduire l'utilisation du papier
  • Diminuer l'empreinte carbone.

Mais aussi des inconvenients ...

Comme pour chaque solution digitale, l'OCR facture présentent aussi des inconvénients.

Par conséquent, il est également possible que certaines factures sont difficiles à identifier dans le logiciel OCR. En outre, le support peut avoir un impact sur la reconnaissance automatique des factures. Enfin, l’OCR peut ne pas détecter certaines surimpression. Cependant, il ne manquera pas d'informations si nécessaire. Un document doit être saisi manuellement pour compléter sa prise en charge.

Certains OCR imposent une présentation spécifique des documents afin de garantir leur analyse. Un autre inconvénient peut être vérifié en fonction du logiciel OCR utilisé. Certaines données devront donc être manipulées et centralisées automatiquement.

La solution OCR facture chez Dataleon

Dataleon vous aide dans l'extraction de données sur vos factures fournisseurs et vos factures clients via un logiciel OCR facture puissant en temps réel avec l'intelligence artificielle. Notre solution est non seulement efficace, mais aussi intelligente et adaptative.

En utilisant la technologie de reconnaissance de documents basée sur l'IA, nous pouvons extraire avec précision les données des documents sans aucune saisie préalable de l'utilisateur. Une fois le processus de reconnaissance terminé, les documents sont approuvés et intégrés à un logiciel ERP ou comptable.

Notre système est capable d'accueillir des documents de structures variées, tels que des factures, des contrats et des relevés bancaires, et il peut les classer en fonction de leur contenu. En outre, l'outil peut obtenir des informations à partir de millions de points de données, ce qui est la base de l'apprentissage automatique. C'est là que l'IA entre en jeu.

A PROPOS DE L'AUTEUR
Emilie

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