Les factures peuvent être dématérialisées en utilisant des applications comptables. En outre, ces logiciels ajoutent l’OCR, un outil qui facilite l’intelligence de documents. Un logiciel de gestion peut automatiser les données en utilisant la facture papier en plus d’autres fonctionnalités de l’OCR. Le OCR peut être utilisé pour transformer des factures papier en fichiers PDF et XML pour répondre aux nouvelles normes.
Pour obtenir la nouvelle norme de facture électronique, à partir de 2023 les fichiers doivent être en format Factur-X. La reconnaissance de documents est un outil puissant avec de nombreuses applications. Nous encourageons vivement les utilisateurs à utiliser l’OCR pour une reconnaissance de documents plus efficace.
Les tâches rébarbatives de la comptabilité peuvent être améliorées grâce à des logiciels de facturation. Pour aller encore plus loin, les logiciels peuvent convertir des factures papiers en fichiers XML et PDF pour convertir des données dans leurs systèmes de gestion. Les fonctionnalités des OCR sont nombreuses et permettent une multitude de tâches, comme la lecture d'une facture papier et sa requalification en fichier XML adéquats pour les factures électroniques. La nouvelle norme de facture électronique de format Factur-X devrait entrer en vigueur en 2023. Vous pouvez découvrir les capacités et les champs d'application de la reconnaissance des documents en l'utilisant.
Le « Outil de Reconnaissance de Caractères » permet de numériser des documents physiques et de transformer les données en images numériques en vue de dématérialiser, stocker et traiter des informations. L’OCR fait partie des outils utilisés pour effectuer ce processus. Une fois l’information enregistrée informatiquement, elle est convertie électroniquement en images textes manuscrites ou imprimées.
L’OCR est divisée en diverses phases dans ce processus. L’arrière-plan (le contenu) est réaligné, nettoyé (en purgeant les taches), converti en noir et blanc pour distinguer le texte de l’arrière-plan, des lignes non écrites sont supprimées, la mise en page (colonnes, paragraphes, tables) est identifiée, les lignes et les mots sont identifiés, la police ou le script est déterminé, le texte est segmenté (les mots sont reliés ou divisés) et normalisé. Les quatre phases suivantes sont :
La reconnaissance optique des caractères (OCR) est aujourd'hui accessible et employée dans de nombreux domaines pour capturer automatiquement des documents, détecter des plaques d'immatriculation et des passeports, extraire des données clés, numériser et convertir l'écriture manuelle. L'OCR est le plus populaire dans le monde:
L'OCR offre plusieurs avantages, notamment la recherche de données dans un document numérisé et scanné pourrait être recherchée avec des textes. Il donne également la possibilité de modifier un vieux document en créant un nouveau, de le partager, et de le rendre accessible aux personnes choisies via le nuage (stocké de manière sécuritaire et protégé contre le temps), et enfin de permettre à des papiers recyclés de être plus faciles à traduire.
La comptabilité d’une entreprise peut être gérée avec l’OCR :
L’OCR est un outil qui aide les équipes comptables, automatisant les tâches à faible valeur ajoutée et laissant plus de temps pour les experts-comptables pour se concentrer sur des missions que la machine ne peut accomplir : le conseil.
Une fois que les clients ont envoyé leurs documents sur un nuage partagé, l'expert-comptable peut alors lancer des tâches effectuées par des robots pour récupérer les factures, les notes de frais, les montants de TVA et comptabiliser les dépenses. Les tableaux de bord lui montrent l'état financier actuel et les prévisions, lui permettant de guider, conseiller et avertir son client lorsque les voyants sont rouges.
Avec un OCR, tous les documents de l'entreprise peuvent être traités, qu'il s'agisse des vendeurs (devis, factures, bons de commande), des gestionnaires de stocks (documents d'expédition, codes-barres), des équipes marketing (licences, catalogues), des ressources humaines (contrats) ou des employés des services financiers (paies, déclarations sociales). Les employés et les parties extérieures peuvent accéder aux données, les stocker et les partager.
L’OCR étant un outil numérique, il peut être utilisé sur tout objet numérique, comme une tablette ou un smartphone. Vous pouvez imaginer les commerciaux en terrain qui scanneraient des documents comme des tableaux de suivi, des questionnaires, des étiquettes, etc. (marketing, entrepôt) dans le temps réel, qui seraient ensuite disponibles pour les équipes. Par exemple, lorsque vos commerciaux partent en salon, rencontrent des centaines de personnes sur le stand, grâce à l'OCR, les cartes de visites sont scannées et les données sont envoyées à une solution d'email marketing pour lancer une campagne le soir même.
Les logiciels de facturation comportent souvent un OCR aujourd'hui. C'est une véritable sauvegarde de temps pour les entreprises, certaines applications sont capables d'aller chercher les documents sur vos boîtes mail, comprendre leur nature (factures, notes de frais et autres), les classer par catégorie, par date, et d'en donner l'accès à l'employé choisi, comme votre expert-comptable. Ces logiciels peuvent être considérés comme «apprends avec le temps» et s'apprennent au fil du temps. Si une donnée n'est pas reconnue, vous pouvez l'associer une seule fois pour que le logiciel en comprenne et répète la tâche. Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation qui intègre un OCR, il y a un apprentissage, une phase qui prend un peu de temps, qui peut être comblée grâce à l'automatisation des tâches. Des fonctionnalités comme la création des comptes fournisseurs pourront être automatisées, le contrôle de la comptabilité et l'export vers d'autres logiciels comptables comptables.
La nouvelle norme Factur-X obligatoire en 2023 sera disponible en tant que fichier PDF et un fichier XML de données, conformément à l'OCR. Vous verrez rapidement l'importance des chefs d'entreprise de s'engager dans ces technologies en comprenant le coût d'intégration d'un logiciel de facturation avec OCR par rapport à celui d'un employé sur une année. Ces logiciels puissants s'avèrent plus efficaces que les humains et pourraient un jour rivaliser avec les experts-comptables.
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