OCR - 5 conseils pour réussir la mise en œuvre de la reconnaissance automatique des factures fournisseurs

Afin de rester compétitives et de répondre aux exigences des différents organismes de réglementation, les entreprises de tous les secteurs cherchent à rationaliser leurs opérations. Dans le cadre de ce processus, le logiciel de reconnaissance des factures (OCR) est un outil utile qui peut aider les entreprises à automatiser leurs processus de gestion des factures. Cela dit, la mise en œuvre de l'OCR n'est pas toujours simple. Par exemple, il ne s'agit pas seulement de choisir le bon logiciel. Il existe en effet plusieurs critères à prendre en compte avant d'installer un système d'OCR : le volume de factures, les types de documents, les volumes de traitement manuel, etc. Lisez la suite pour en savoir plus sur ces 5 conseils pour une mise en œuvre réussie de la reconnaissance automatique des factures (OCR).

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Définir le problème que vous essayez de résoudre

La première étape de la mise en œuvre de la reconnaissance automatique des factures consiste à comprendre le problème que vous essayez de résoudre. Quels sont vos principaux points sensibles en matière de gestion des factures ? Combien de temps et d'efforts sont consacrés au traitement manuel des factures ? Y a-t-il d'autres inefficacités dans votre procédure actuelle ? En répondant à ces questions, vous serez en mesure de définir le problème que vous essayez de résoudre. Cela vous permettra de sélectionner le bon logiciel, ainsi que d'identifier la stratégie d'automatisation la plus adaptée. N'oubliez pas que l'OCR n'est pas la solution idéale pour toutes les entreprises. Il est judicieux de l'utiliser si votre entreprise a un volume élevé de factures et/ou un grand nombre de types de documents différents. En revanche, si vous n'avez que quelques factures, un système d'OCR ne sera pas rentable.

Choisissez le bon logiciel et faites une analyse de rentabilité.

Avant de choisir un système d'OCR particulier, vous devez comprendre les besoins de votre entreprise et sélectionner le bon logiciel. La première étape consiste à déterminer le type de facture que vous souhaitez traiter. Avez-vous besoin de reconnaître tous les types de documents ou seulement certains types de factures ? Le bon logiciel doit être capable de reconnaître tous vos types de factures et de s'adapter à vos processus commerciaux existants. Par exemple, si des factures manuelles sont numérisées et utilisées comme modèles numériques pour de futures factures, un système d'OCR doit être capable de reconnaître les deux types. En outre, vous devez tenir compte de la vitesse à laquelle le système fonctionne. Les systèmes d'OCR sont disponibles dans une gamme de vitesses, allant du temps réel à plusieurs secondes par facture. N'oubliez pas que plus la vitesse est élevée, plus les coûts de traitement le sont aussi.

Sélectionnez vos partenaires d'automatisation et testez-les.

Après avoir choisi le bon logiciel, vous devez sélectionner vos partenaires d'automatisation. Afin de prendre une décision éclairée, vous devez comprendre les fonctionnalités de chaque partenaire et sélectionner les bons. Vous pouvez également tester différents fournisseurs en leur envoyant un échantillon de données et en recevant leurs propositions de prix et de fonctionnalités. De cette façon, vous pouvez sélectionner les partenaires qui conviennent le mieux à votre scénario commercial et qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

Déployez le logiciel et formez votre équipe.

Une fois que vous avez sélectionné le bon logiciel et que vous disposez de tous les partenaires commerciaux nécessaires, il est temps de déployer le système. Vous devez installer et configurer le logiciel d'OCR, mais aussi former votre équipe et suivre ses progrès. Veillez à communiquer clairement les attentes de l'entreprise et à maintenir une communication régulière avec votre équipe.

Contrôlez les performances et mesurez en permanence le retour sur investissement.

Après avoir mis en place la reconnaissance automatique des factures, vous devez surveiller ses performances et mesurer en permanence le retour sur investissement. Quels sont les avantages par rapport au processus manuel ? Quels sont les inconvénients ? Y a-t-il des points à améliorer ? N'oubliez pas que la mise en œuvre de la reconnaissance automatique des factures comporte deux aspects. D'un côté, vous devez vous assurer que le système est correctement installé et configuré. D'autre part, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe utilisent le système de manière efficace. En suivant ces cinq conseils, vous réussirez à mettre en œuvre la reconnaissance automatique des factures dans votre entreprise et à obtenir un retour sur investissement significatif.

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