Petite ou grande entreprise, vous connaissez les factures fournisseurs liées aux commandes. Ces documents détaillent articles et services.

Toute opération financière qui impacte les comptes d’une entreprise doit être comptabilisée, et donc enregistrée. C’est le cas lorsque l’entreprise émet une facture, mais également lorsqu’elle réceptionne une facture fournisseur.

Comment effectuer le traitement d'une facture fournisseur ?

Lorsque votre entreprise reçoit une facture d'un de ses fournisseurs, votre premier réflexe doit être de la vérifier avant de l’enregistrer dans vos comptes.

1- Contrôler la facture

Dès réception d’une facture fournisseur, vous devez vous assurer qu'elle contient bien les éléments suivants :

• Coordonnées du fournisseur et du client (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
• Numéro de facture ;
• Date d’édition de la facture ;
• Description du bien livré ou de la prestation ;
• Date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
• Date limite de paiement et pénalités prévues en cas de retard ;
• Montants HT et TTC de l’opération ;
• Taux de TVA.

L’ensemble de ces éléments doit être présent sur la facture réceptionnée. Faute de quoi, celle-ci est considérée non-conforme et non-valide. Si tout vous semble cohérent, vous pouvez procéder au paiement de la facture.

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2 - Dématérialiser ou numériser ?

Dématérialiser ses factures ne veut pas dire les enregistrer au format PDF et les envoyer par email en pièce jointe. Il s’agit là de numérisation, une technique partielle de dématérialisation, qui implique l’existence d’une facture papier, scannée ou photographiée puis envoyée.

La dématérialisation des factures implique la suppression totale de l’utilisation du papier, et du traitement manuel. Depuis l’émission jusqu’au paiement et archivage, c’est l’intégralité des cycles de vie de la facture qui est dématérialisée. Autrement dit, c’est l’ensemble des processus de validation et de paiement de l’entreprise qui est remis en question en interne.

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OCR (Optical Character Recognition) signifie reconnaissance optique de caractères.

La reconnaissance optique de caractères est la conversion mécanique ou électronique d'images de textes dactylographiés, imprimés ou même manuscrits, en textes codés par machine. Le texte peut provenir d'un document scanné, d’une image, ou de textes sous-titrés superposés à une image (comme dans une émission télévisée).

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La solution de Dataleon pour l'automatisation des factures fournisseurs grâce à l'OCR

La solution de Dataleon est dotée de technologies intelligentes, puissantes et auto-apprenantes.

• Grâce à notre technologie de reconnaissance de documents basées sur l’I.A., nous sommes capables de localiser et extraire automatiquement les données à reconnaître avec un taux de fiabilité proche de 100% sans aucune indication préalable nécessaire de la part de l’utilisateur. Les documents sont ensuite soumis pour approbation et enregistrés dans un outil ERP ou logiciel comptable.
• Notre solution permettent de s’adapter aux documents à structure variable (factures, contrats, relevés de banque) et de les classer automatiquement par nature logique.
• Grâce à l’observation de millions d'exemples, notre outil est en mesure de s'appuyer sur son expérience pour tirer des conclusions. C'est ce qu'on appelle le « machine learning », l'essence même de l'I.A.

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