Quand on parle de KYC entreprise, on parle en réalité de KYB — Know Your Business. Vérifier un client professionnel ne consiste pas à contrôler une pièce d'identité : il faut prouver que la société existe, savoir qui la dirige, qui la détient vraiment et si elle présente un risque. Voici les étapes d'une vérification KYB, les documents à collecter et ce qu'un logiciel KYB doit automatiser.

KYC entreprise ou KYB : la même obligation

Les obligations de vigilance LCB-FT s'appliquent à tous les clients, personnes physiques comme personnes morales. Pour une entreprise, elles portent sur trois niveaux :

• l'entité elle-même : existence, forme juridique, activité, siège ;
• les personnes qui agissent pour elle : représentants légaux, mandataires ;
• les personnes qui la contrôlent : les bénéficiaires effectifs.

Le KYB englobe donc du KYC : chaque représentant et chaque bénéficiaire effectif est une personne physique dont l'identité doit être vérifiée.

Les 5 étapes d'une vérification KYB

1. Vérifier l'existence légale de la société

Point de départ : un extrait d'immatriculation récent. En France, il s'agit de l'extrait Kbis ou de l'extrait du Registre national des entreprises (RNE). L'information déclarée par le client doit être confrontée à la source officielle : dénomination, numéro SIREN, forme juridique, adresse du siège, date d'immatriculation, statut (active, en liquidation, radiée).

Un Kbis fourni en PDF peut être falsifié : la comparaison avec le registre est plus fiable que la lecture du document. Voir comment vérifier un extrait Kbis.

2. Identifier les dirigeants et les mandataires

Le représentant légal qui ouvre le compte ou signe le contrat doit être identifié, et son pouvoir d'engager la société vérifié : il doit apparaître au registre ou disposer d'une délégation. Son identité fait l'objet d'un contrôle KYC classique — pièce d'identité, et vérification biométrique à distance si l'entrée en relation se fait en ligne.

3. Identifier les bénéficiaires effectifs

C'est l'étape la plus délicate. Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exerce un contrôle sur la société par tout autre moyen. Quand la société appartient à une holding, il faut remonter la chaîne de détention jusqu'aux personnes physiques.

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est une source à consulter, mais pas une preuve suffisante : il est déclaratif et parfois pas à jour. En cas d'écart entre le RBE et ce que vous constatez, vous devez le signaler.

4. Cribler la société et les personnes

La société, ses dirigeants et ses bénéficiaires effectifs sont confrontés aux listes de sanctions et de gel des avoirs, aux listes de personnes politiquement exposées et aux médias négatifs. Un bénéficiaire effectif sous sanction suffit à bloquer la relation. Voir notre guide sur le criblage sanctions et PPE.

5. Évaluer le risque et décider

Pays d'immatriculation et d'activité, secteur, complexité de la structure, ancienneté, résultats du criblage : ces facteurs déterminent le niveau de vigilance à appliquer. Une structure à plusieurs étages dans des juridictions différentes n'appelle pas les mêmes diligences qu'une SARL française détenue par son gérant.

Les documents à collecter

• Extrait d'immatriculation de moins de trois mois (Kbis, extrait RNE ou équivalent étranger).
• Statuts à jour, pour vérifier la répartition du capital et les pouvoirs.
• Pièce d'identité du représentant légal et, le cas échéant, délégation de pouvoir.
• Pièces d'identité des bénéficiaires effectifs.
• Organigramme de détention si la structure comporte des sociétés intermédiaires.
• RIB au nom de la société.
• Selon le risque : derniers comptes annuels, justificatif de l'origine des fonds, justificatif d'activité.

La liste détaillée est dans notre article quels sont les documents KYB.

Ce qu'un logiciel KYB doit automatiser

Faite à la main, une vérification KYB prend du temps : récupérer le Kbis, lire les statuts, reconstituer l'organigramme, cribler chaque personne, relancer le client pour la pièce manquante. Un logiciel KYB doit prendre en charge :

• la récupération des données aux registres officiels à partir du seul numéro d'immatriculation, pour ne pas dépendre des documents fournis ;
• le contrôle d'authenticité des pièces transmises — Kbis, statuts, RIB — pour repérer les faux documents ;
• l'identification des bénéficiaires effectifs et la vérification d'identité de chacun ;
• le criblage automatique de la société et de toutes les personnes liées ;
• un score de risque fondé sur vos critères et un dossier qui ne peut pas être validé tant qu'il est incomplet ;
• la surveillance des changements : nouveau dirigeant, modification du capital, procédure collective.

Les erreurs à éviter

• Se contenter du Kbis. Il prouve l'existence de la société, pas l'identité de ceux qui la contrôlent.
• Arrêter la chaîne de détention à la première holding. Le bénéficiaire effectif est toujours une personne physique.
• Ne vérifier que le signataire. Les bénéficiaires effectifs doivent être identifiés même s'ils n'interviennent pas dans la relation.
• Faire le KYB une fois pour toutes. Une société évolue ; le dossier doit suivre.

Comment Dataleon traite le KYC entreprise

Avec la solution KYB de Dataleon, votre client remplit son dossier dans un portail en marque blanche. Les données sont récupérées aux registres, les pièces contrôlées, les dirigeants et bénéficiaires effectifs vérifiés et criblés, et le dossier reçoit un score de risque selon vos règles. Vos analystes ne traitent que ce qui demande un jugement.

FAQ

Le KYB est-il obligatoire ?

Pour les entités assujetties à la LCB-FT — banques, assurances, établissements de paiement, experts-comptables, notaires, agents immobiliers, entre autres —, oui : vérifier un client personne morale fait partie de leurs obligations de vigilance.

Combien de temps prend une vérification KYB ?

Pour une société simple, les contrôles automatisés prennent quelques minutes. Les structures complexes, étrangères ou à risque élevé demandent une revue humaine plus approfondie.

Peut-on vérifier une société étrangère ?

Oui, à partir des registres du pays concerné quand ils sont accessibles, complétés par les documents fournis. Voir bénéficiaire effectif d'une société étrangère.

Demandez une démo pour voir une vérification KYB de bout en bout.